5 основ Excel (обучение): как написать формулу, как посчитать сумму, сложение с условием, счет строк и пр.

Программа Microsoft Excel это не только большая таблица, но еще и суперсовременный калькулятор с множеством функций и возможностей. В этом уроке мы научимся пользоваться им по назначению.

Все вычисления в Excel называются формулы, и все они начинаются со знака равно (=).

Например, я хочу посчитать сумму 3+2. Если я нажму на любую ячейку и внутри напечатаю 3+2, а затем нажму кнопку Enter на клавиатуре, то ничего не посчитается – в ячейке будет написано 3+2. А вот если я напечатаю =3+2 и нажму Enter, то в всё посчитается и будет показан результат.

Запомните два правила:

Все вычисления в Excel начинаются со знака =

После того, как ввели формулу, нужно нажать кнопку Enter на клавиатуре

А теперь о знаках, при помощи которых мы будем считать. Также они называются арифметические операторы:

+   сложение

   вычитание

*   умножение

/   деление. Есть еще палочка с наклоном в другую сторону. Так вот, она нам не подходит.

^   возведение в степень. Например, 3^2 читать как три в квадрате (во второй степени).

%   процент. Если мы ставим этот знак после какого-либо числа, то оно делится на 100. Например, 5% получится 0,05. При помощи этого знака можно высчитывать проценты. Если нам нужно вычислить пять процентов из двадцати, то формула будет выглядеть следующим образом: =20*5%

Все эти знаки есть на клавиатуре либо вверху (над буквами, вместе с цифрами), либо справа (в отдельном блоке кнопок).

Для печати знаков вверху клавиатуры нужно нажать и держать кнопку с надписью Shift и вместе с ней нажимать на кнопку с нужным знаком.

А теперь попробуем посчитать. Допустим, нам нужно сложить число 122596 с числом 14830. Для этого щелкните левой кнопкой мышки по любой ячейке. Как я уже говорил, все вычисления в Excel начинаются со знака «=». Значит, в ячейке нужно напечатать =122596+14830

И для того, чтобы получить ответ, нужно нажать кнопку Enter на клавиатуре. После чего в ячейке будет уже не формула, а результат.

А теперь обратите внимание вот на такое верхнее поле в программе Эксель:

image

Это «Строка формул». Она нам нужна для того, чтобы проверять и изменять наши формулы.

Для примера нажмите на ячейку, в которой мы только что посчитали сумму.

И посмотрите на строку формул. В ней будет показано, как именно мы получили данное значение.

image

То есть, в строке формул мы видим не само число, а формулу, при помощи которой это число получилось.

Попробуйте в какой-нибудь другой ячейке напечатать цифру 5 и нажать Enter на клавиатуре. Затем щелкните по этой ячейке и посмотрите в строку формул.

Так как это число мы просто напечатали, а не вычислили при помощи формулы, то только оно и будет в строке формул.

Как правильно считать

Только что мы научились считать простейшим способом. Конечно, таким образом можно вычислить и более сложные вещи. Главное, не забывать ставить скобки, где нужно. Например: =((375*230)+(1263-455))/(120*33)

Но, как правило, этот способ «счета» используется не так часто. Существует более продвинутый вариант.

Допустим, есть вот такая таблица:

В ней нужно посчитать сумму в соответствующем столбике. Получается, нужно умножить количество на цену по каждой позиции. Проще говоря, умножить значения в столбике B на значения в столбике C.

Начну с первой позиции «Сыр». Щелкаю в ячейке D2 и печатаю знак равно.

Затем нажимаю на ячейку B2, так как нужно ее значение умножить на C2.

Печатаю знак умножения *.

Теперь щелкаю по ячейке C2.

И, наконец, нажимаю кнопку Enter на клавиатуре. Все! В ячейке D2 получился нужный результат.

Щелкнув по этой ячейке (D2) и посмотрев в строку формул, можно увидеть, как получилось данное значение.

Почему именно так считать правильно?! Дело в том, что когда мы вычисляем этим способом, Excel считает не те цифры, которые введены в ячейки, а содержимое ячеек.

Объясню на примере этой же таблицы. Сейчас в ячейке B2 введено число 213. Удаляю его, печатаю другое число и нажимаю Enter.

Посмотрим в ячейку с суммой D2.

Результат изменился. Это произошло из-за того, что поменялось значение в B2. Ведь формула у нас следующая: =B2*C2

Это означает, что программа Microsoft Excel умножает содержимое ячейки B2 на содержимое ячейки C2, каким бы оно не было. Выводы делайте сами 🙂

Попробуйте составить такую же таблицу и вычислить сумму в оставшихся ячейках (D3, D4, D5).

59337 20.02.2013 Скачать пример

Постановка задачи

Имеем таблицу по продажам, например, следующего вида:

Задача: просуммировать все заказы, которые менеджер Григорьев реализовал для магазина «Копейка».

Способ 1. Функция СУММЕСЛИ, когда одно условие

Если бы в нашей задаче было только одно условие (все заказы Петрова или все заказы в «Копейку», например), то задача решалась бы достаточно легко при помощи встроенной функции Excel СУММЕСЛИ (SUMIF) из категории Математические (Math&Trig). Выделяем пустую ячейку для результата, жмем кнопку fx в строке формул, находим функцию СУММЕСЛИ в списке:

Жмем ОК и вводим ее аргументы:

  • Диапазон — это те ячейки, которые мы проверяем на выполнение Критерия. В нашем случае — это диапазон с фамилиями менеджеров продаж.
  • Критерий — это то, что мы ищем в предыдущем указанном диапазоне. Разрешается использовать символы * (звездочка) и  ? (вопросительный знак) как маски или символы подстановки. Звездочка подменяет собой любое количество любых символов, вопросительный знак — один любой символ. Так, например, чтобы найти все продажи у менеджеров с фамилией из пяти букв, можно использовать критерий ?????. А чтобы найти все продажи менеджеров, у которых фамилия начинается на букву «П», а заканчивается на «В» — критерий П*В. Строчные и прописные буквы не различаются.
  • Диапазон_суммирования — это те ячейки, значения которых мы хотим сложить, т.е. нашем случае — стоимости заказов.

Способ 2. Функция СУММЕСЛИМН, когда условий много

Если условий больше одного (например, нужно найти сумму всех заказов Григорьева для «Копейки»), то функция СУММЕСЛИ (SUMIF) не поможет, т.к. не умеет проверять больше одного критерия. Поэтому начиная с версии Excel 2007 в набор функций была добавлена функция СУММЕСЛИМН (SUMIFS) — в ней количество условий проверки увеличено аж до 127! Функция находится в той же категории Математические и работает похожим образом, но имеет больше аргументов:

При помощи полосы прокрутки в правой части окна можно задать и третью пару (Диапазон_условия3Условие3), и четвертую, и т.д. — при необходимости.

Если же у вас пока еще старая версия Excel 2003, но задачу с несколькими условиями решить нужно, то придется извращаться — см. следующие способы.

Способ 3. Столбец-индикатор

Добавим к нашей таблице еще один столбец, который будет служить своеобразным индикатором: если заказ был в «Копейку» и от Григорьева, то в ячейке этого столбца будет значение 1, иначе — 0. Формула, которую надо ввести в этот столбец очень простая:

=(A2=»Копейка»)*(B2=»Григорьев»)

Логические равенства в скобках дают значения ИСТИНА или ЛОЖЬ, что для Excel равносильно 1 и 0. Таким образом, поскольку мы перемножаем эти выражения, единица в конечном счете получится только если оба условия выполняются. Теперь стоимости продаж осталось умножить на значения получившегося столбца и просуммировать отобранное в зеленой ячейке:

Способ 4. Волшебная формула массива

Если вы раньше не сталкивались с такой замечательной возможностью Excel как формулы массива, то советую почитать предварительно про них много хорошего здесь. Ну, а в нашем случае задача решается одной формулой:

=СУММ((A2:A26=»Копейка»)*(B2:B26=»Григорьев»)*D2:D26)

После ввода этой формулы необходимо нажать не Enter, как обычно, а Ctrl + Shift + Enter — тогда Excel воспримет ее как формулу массива и сам добавит фигурные скобки. Вводить скобки с клавиатуры не надо. Легко сообразить, что этот способ (как и предыдущий) легко масштабируется на три, четыре и т.д. условий без каких-либо ограничений.

Способ 4. Функция баз данных БДСУММ

В категории Базы данных (Database) можно найти функцию БДСУММ (DSUM), которая тоже способна решить нашу задачу. Нюанс состоит в том, что для работы этой функции необходимо создать на листе специальный диапазон критериев — ячейки, содержащие условия отбора — и указать затем этот диапазон функции как аргумент:

=БДСУММ(A1:D26;D1;F1:G2)

= СУММЕСЛИМН( значения ; Диапазон_Значений ; «> =» & A1 ; Диапазон_Значений; «<=» & КОНМЕСЯЦА( A1 ; 0 ))</em>

Эта функция поможет подвести итоги по месяцу при помощи функции КОНМЕСЯЦА. В примере формула выглядит так:

=СУММЕСЛИМН(C4:C9;B4:B9; «>=» & E4; B4:B9; «<=» &КОНМЕСЯЦА( E4; 0 ))</em>

Функция СУММЕСЛИМН может суммировать диапазоны на основе нескольких критериев.

В этом случае мы устанавливаем СУММЕСЛИМН суммировать суммы по месяцам , используя два критерия: один для соответствующей даты больше или равной первому дню месяца, второй, для соответствующей даты меньше или равной последнему дню месяца. Другими словами, нам нужна формула , как эта:

= СУММЕСЛИМН( сумма ; дата ; «> =» & «1/1/2016» ; дата ; «<=» & «1/31/2016» )</em>

Более безопасная альтернатива

=СУММЕСЛИМН ( сумма ; дата ; «> =» & ДАТА ( 2016 ; 1 ; 1 ); дата ; «<=» & ДАТА ( 2016 ; 1 ; 31 ))</em>

Он более безопасен, поскольку сроки построены с отдельными значениями год, месяц и день, а не вводятся как текст, который должен быть интерпретирован Excel).

Как правило, это болезненно, потому что если вы добавляете названия месяцев в виде текста (т.е. «январь», «Февраль», «март» и т.д.) в столбце Е вы должны пойти на лишние хлопоты, чтобы создать даты, которые можно использовать для критериев.

Тем не менее, в данном случае, мы используем простой трюк, чтобы сделать это легко: В колонке Е, вместо того, чтобы печатать названия месяцев, мы добавим фактические даты (1/1/2016, 2/1/2016, 3/1/2016), затем используем формат дат ( «мммм») для отображения названия месяцев.

Это позволяет легко строить критерии нужных нам для СУММЕСЛИ. Чтобы соответствующая дата была больше или равна первому числу месяца, мы используем:

«> =» & E4

И чтобы соответствующая дата была меньше или равна последнему дню месяца, мы используем:

«<=» &КОНМЕСЯЦА( E4 ; 0 )</em>

Где КОНМЕСЯЦА автоматически возвращается в последний день.

Конъюнкция с операндом (&) необходима при построении критериев, которые использует логический оператор с числовым значением.

Сумма за месяц игнорируя год

=СУММПРОИЗВ (( МЕСЯЦ ( даты ) = месяц ) * количество )

Подводя данные по месяцам, игнорируя год, вы можете использовать формулу, основанную на функциях СУММПРОИЗВ и МЕСЯЦ.

В показанном примере, формула в Н5:

=СУММПРОИЗВ((МЕСЯЦ(B4:B19)=3)*E4:E19)

В результате получится сумма всех продаж в марте, независимо от года.

Внутри функции СУММПРОИЗВ, функция МЕСЯЦ используется для извлечения номера месяца для каждой даты в наборе данных. Сокращенный вариант результата массива выглядит следующим образом:

{ 1 ; 1 ; 1 ; 2 ; 2 ; 2 ; 3 ; 3 ; 3 }

Каждое значение сравнивается с 3 (номер месяца март), чтобы получить результат, как этот:

{ ЛОЖЬ ; ЛОЖЬ ; ЛОЖЬ ; ЛОЖЬ ; ЛОЖЬ ; ЛОЖЬ ; ИСТИНА ; ИСТИНА ; ИСТИНА }

Этот массив затем умножается на значения суммы, ассоциированных с каждой датой марта. Арифметическая операция изменяет ИСТИНА/ЛОЖЬ значения в единицы и нули, поэтому операция выглядит примерно так:

{ 0 ; 0 ; 0 ; 0 ; 0 ; 0 ; 1 ; 1 ; 1 } * { 100 ; 100 ; 100 ; 100 ; 100 ; 100 ; 100 ; 100 ; 100 }

Где 100 это просто заполнитель на любую сумму. В результате получится один массив следующим образом:

{ 0 ; 0 ; 0 ; 0 ; 0 ; 0 ; 100 ; 100 ; 100 }

Обратите внимание, что только «выжившие« суммы связаны с мартом, а остальные равны нулю.

СУММПРОИЗВ затем суммирует элементы в массиве и рассчитывает результат, 300 в сокращенном примере выше.

Среднее значение по месяцам

=СРЗНАЧЕСЛИМН( значения ; даты ; «> =» & A1 ; даты ; «<=» & КОНМЕСЯЦА( A1 ))</em>

Чтобы высчитать среднее за месяц, вы можете использовать формулу, основанную на функции СРЗНАЧЕСЛИМН, с помощью функции КОНМЕСЯЦА.

В показанном примере, формула в F4 является:

=СРЗНАЧЕСЛИМН(D5:D12;C5:C12;»>=F5″;C5:C12;»»<=КОНМЕСЯЦА(F5;0))</em>

Функция СРЗНАЧЕСЛИМН может находить среднее в диапазонах на основе нескольких критериев. В этом случае мы устанавливаем СРЗНАЧЕСЛИМН составлять среднее по месяцам , используя два критерия: (1) дата больше или равна первому дню месяца, (2) дата меньше или равна последнему дню месяца. Если мы жестко закодируем даты в январе 2016 года в формулу с использованием функции ДАТА, она будет выглядеть следующим образом:

=СРЗНАЧЕСЛИМН( суммы ; сроки ; «> =» & ДАТА ( 2016 ; 1 ; 1 ); даты ; «<=» & ДАТА ( 2016 ; 1 ; 31 ))</em>

Кодирование дат

Но мы не хотим, чтобы даты жестко кодировались, мы хотим, чтобы Excel создал эти даты для нас. Как правило, это сложно, потому что если вы добавляете названия месяцев в виде текста (т.е. «январь», «февраль», «март» и т.д.) в столбце Е вы должны пойти на лишние хлопоты, чтобы создать даты, которые можно использовать для критериев,

Тем не менее, в данном случае, мы используем простой трюк, чтобы сделать вещи проще: в колонке Е, вместо того, чтобы печатать названия месяцев, мы добавим фактические даты для первого числа каждого месяца (1/1/2016, 2/1/2016, 3 / 1/2016, и т.д.), а также используем пользовательский формат даты ( «МММ») для отображения названия месяцев.

Это позволяет легко строить критерии, нужные нам для СРЗНАЧЕСЛИМН. Чтобы соответствующие даты были больше или равны первому числу месяца, мы используем:

«> =» & E4

И чтобы соответствующие даты были меньше или равны последнему дню месяца, мы используем:

«<=» & КОНМЕСЯЦА( E4 ; 0 )</em>

КОНМЕСЯЦА автоматически возвращается в последний день того же месяца, потому что мы поставляем ноль для месяца аргумента.

Примечание: конъюнкция с операндом (&) необходима при построении критериев на основе ссылки на ячейку.

Для большинства обычных пользователей, Excel это программа, где есть таблицы, в которые можно поместить ту или иную информацию. Зачастую, о тех колоссальных возможностях, которыми обладает данная программа, никто никогда не задумывается, да и представить, по сути, не может.

Начинаем считать в Эксель

В Excel можно считать суммы как в сложных расчетах, так и в простых. Покажем простой пример, как посчитать сумму чисел, расположенных в одном столбце.

Для этого, выделяем все необходимые цифры в столбце и нажимаем на знак «суммы», который показан на скриншоте выше. Красным мы обозначили сумму, которую посчитал Excel. Сумма появляется в следующей ячейки после таблицы.

Если считать суммы вам приходится постоянно, то можно выучить комбинацию клавиш «Alt+».

Считаем сумму в одной ячейки Excel

Еще один способ — считать сумму, записывая формулу в одну ячейку. При этом в ячейке вы уже сразу получите результат сложения. Сделать это очень просто.

Предположим, вам необходимо посчитать сумму числе 23 и 11. Конечно, любой человек, закончивший первый класс без труда сделает это в уме, но зачастую в Excel приходится складывать огромные цифры. Поэтому, пример стоит рассмотреть.

И так:

В ячейку пишем без пробелов знак «равно» (=), первое число(23), знак сложения (+) и второе число (11).

После этого необходимо выйти  из ячейки или нажать Энтер.

Вот так просто с помощью Excel можно посчитать сумму чисел.

image

Электронные таблицы Эксель являются очень удобным средством для работы с табличными данными. С помощью Экселя табличные данные можно сортировать, выявлять в них характерные закономерности, строить диаграммы различного вида, проводить с данными различные математические действия. Одним из наиболее часто востребованных математических действий является суммирование данных. С помощью Экселя можно буквально за секунды подсчитать сумму в столбце из десятков, сотен и даже тысяч чисел. Рассмотрим как это сделать.

В Как найти сумму чисел в Excel Существуют различные способы, позволяющие найти сумму заданных чисел в Эксель, в зависимости от стоящих целей и задач.

  1. Самым простым и быстрым способом подсчета суммы чисел в Excel является выделение с помощью мыши диапазона чисел в столбце, для которого необходимо найти сумму. Если использовать мышь вам неудобно, то нажмите на верхнюю ячейку столбца, зажмите клавишу Shift и нажимая стрелку вниз на клавиатуре ↓ выделите числа в столбце. После завершения выделения отпустите клавишу Shift. Сумма будет отражена в нижней части экрана программы наряду с другими показателями: средним значением, общим количеством чисел, минимальным и максимальным значением. imageпростой спооб нахождения суммы
  2. В том случае, когда нужно отразить сумму какой-либо специальной ячейке, например соответствующей графе итого, можно воспользоваться заданием формулы для нее. Для этого: установите курсор в ячейку, в которой будет отображаться сумма, левее поля для формулы нажмите на значок обозначение функции fx, в появившемся окне мастера функций выберите функцию СУММ. imageиспользование формулы суммы В следующем окне укажите диапазон чисел, который необходимо суммировать. imageуказание диапазона чисел для суммирования При указании диапазона чисел можно использовать следующие подстановки:
  3. Еще одним способом нахождения суммы является использование функции Автосумма. Для этого выделите диапазон суммируемых чисел таким же образом, как в п.1 данной статьи. Перейдите на вкладку Формулы в программе и нажмите кнопку Автосумма. Итоговое значение будет записано в ячейке за последней цифрой в столбце. imageиспользование автосуммы

Кроме рассмотренных простейших способов суммирования в Excel существуют возможности для более сложных расчетов. Например, сумма чисел, отвечающих определенным признакам и некоторые другие.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий