Примеры подписи в электронных письмах: правила оформления, требования и рекомендации

Содержание

Подпись к письму: как нужно делать и как нельзя

Приятное общение строится на мелочах, жестах вежливости и уважения, таких как приветствие, содержание письма и подпись. Если вы трепетно относитесь к тому, как ваши собеседники воспринимают вас в переписке, эта статья будет вам полезной. Сегодня мы хотим рассказать вам о том, как придумать хорошую подпись, и покажем, конечно же, плохие примеры. Куда же без них.

Подпись — не совсем заключение к письму. Она выражает ваше отношение к собеседнику, пожелания к работе, скорому прочтению и решению важного вопроса. Поэтому то, что вы пишете в конце письма, является залогом приятного и продуктивного общения в будущем.

Альтернатива «С уважением»

Некоторые люди уже и забыли о существовании таких приятных слов, как «С наилучшими пожеланиями», «Всех благ», «Берегите себя» «Удачи», «Искренне ваш». И это не полный список.

Для того чтобы обратить внимание собеседника на содержание письма и даже поторопить, используйте такие вежливые фразы, как «Надеюсь на скорейшее решение вопроса», «Заранее спасибо за быстрый ответ» и подобные выражения.

Основные правила создания хорошей подписи

В неформальном письме вы можете совсем не подписываться — вас, и так хорошо знают и нет нужды указывать ссылку на профиль в Linkedin. К тому же, если вы заранее адаптируете подпись под разные цели, то сократите себе время и силы в будущем и зарекомендуете себя как «человека, адекватно оценивающего ситуацию». Для таких людей в раю есть отдельный сад.

Да, странно, хочется поставить, ведь там конец предложения и конец письма. Но подпись в деловых письмах подпись является незаконченным предложением.

Тем более в деловой переписке. Укажите номер телефона и, например, страницу в социальной сети. Этого будет достаточно.

Настройка подписи в Почте Mail.Ru

В Почте вы можете создать несколько подписей и выбирать нужную при написании письма в веб-версии. Если вы создали несколько подписей, отметьте по умолчанию ту, что собираетесь использовать чаще других. Остальные можно будет выбирать при надобности при нажатии на кнопку «Подпись» на панели инструментов при написании письма.

Настройка подписи в приложении Почты для iOS и Android

В приложениях Почты Mail.Ru есть заданная по умолчанию подпись «Отправлено из приложения Mail.Ru на iOS/Android». Рассказываем как изменить и добавить свою подпись.

Вы можете также поменять подпись для всех ящиков, которые подключены в приложении Почты Mail.Ru: Gmail, Yandex, Yahoo или на вашем личном домене — не имеет значения! Порядок действий тот же.

И напоследок, несколько примеров того, как делать нельзя.

Надеемся, благодаря этой статье вам удастся избежать ошибок в будущем. Не забудьте поделиться ею с друзьми.

READ  Как установить обновления на ubuntu через терминал

Источник

Как настроить подпись в почте Майл.ру

При получении электронного письма от другого человека вы могли замечать, что внизу письма часто указывается особая подпись с инициалами пользователя или другими данными. Данная возможность предоставляется всеми популярными почтовыми сервисами.

Благодаря ей можно указать от кого именно было отправлено данное письмо. Кроме того, при помощи подписи, письмо принимает более официальный вид, что может играть важную роль при рассылке писем. Подробнее об этом мы поговорим в сегодняшней статье, а именно рассмотрим, как изменить подпись в почте майл.

Что это

Подпись в почте майл – это функция, позволяющая добавлять внизу отправляемого письма подпись, которая чаще всего содержит имя отправителя и его контактные данные. Далее будет продемонстрировано изображение с примером подписи:

В данном случае мы видим подпись, в которой указаны контактные данные и имя отправителя, но на этом функционал подписи не останавливается. Вы также можете добавить в подпись ссылку, изображение или любое текстовое сообщение. Подробнее о том, как это все можно сделать, читайте в следующих разделах.

Как создать подпись

Создание подписи происходит непосредственно через настройки своего профиля. Далее мы рассмотрим, как это можно сделать на телефоне и компьютере.

На компьютере

Разделим изменение и установку подписи на три различных способа – это добавление в подпись текста, изображения и ссылки.

Добавляем текст

Создаем подпись в почте майл:

Таким образом вы можете ввести любое сообщение, и оно будет всегда отображаться в ваших отправленных письмах. Далее посмотрим, как можно добавить в подпись изображение.

Добавить изображение

Перед тем как добавить изображение, открываем окно редактирования подписи, как мы делали в предыдущем разделе, и затем следуем следующим шагам:

Добавить ссылку

Также вы можете вставить ссылку, например, на свое портфолио, если вы рекламируете свой продукт в почтовой рассылке. Сделать это можно следующим образом:

Вот такими несложными действиями можно поменять подпись в десктопной версии электронной почты. Далее мы рассмотрим, как можно изменить подпись на телефоне.

На телефоне

Изменяем подпись через мобильное приложение от майл:

Как убрать подпись

Для того, чтобы убрать подпись, которая прикрепляется к вашим сообщениям, достаточно стереть весь текст подписи в окне редактирования и нажать на кнопку «Сохранить».

Теперь вы знаете как изменить подпись в почте майл на телефоне и компьютере. Спасибо за внимание!

Источник

Компьютерная грамотность с Надеждой

Заполняем пробелы – расширяем горизонты!

Как сделать подпись в электронном письме Mail.ru

Подпись в электронном письме mail.ru является интернет-визиткой, которую можно использовать для продвижения самого себя или проекта. В автоматической подписи к электронному письму можно добавить свой телефон, девиз, картинку, ссылку на видео или на проект и т.п.

Где сделать подпись к каждому письму Mail.ru

Рис. 1 (Кликните для увеличения). Чтобы сделать автоматическую подпись в каждом своем электронном письме Mail.ru, нужно нажать “Написать письмо” и кликнуть “Подпись”.

Чтобы сделать подпись к каждому своему письму Майл ру, нужно зайти в свою почту на Mail.ru. Тогда в правой части почтового ящика можно будет увидеть свой электронный адрес (цифра 1 на рис. 1).

Далее следует кликнуть “Написать письмо” (цифра 2 на рис. 1). Обращаем внимание на параметр “подпись” (3 на рис. 1). Щелкнув “подпись”, увидим маленькое окно (рис. 2):

Рис. 2. Чтобы сделать новую подпись, следует нажать “Изменить подпись” в письме mail.ru.

Кликаем “Изменить подпись”. Откроется окно для ввода новой подписи или для редактирования старой (рис. 3):

READ  Как установить светодиоды vizant h7

Рис. 3 (Клик для увеличения). Настройки для автоматической подписи в письме mail.ru.

Если подпись создается впервые, в окне “Настройки подписи” надо нажать “Добавить новую подпись” (1 на рис. 3). Затем предстоит заполнить поля “Имя отправителя” и “Подпись”. После того, как Вы введете все данные для своей подписи, не забудьте самое главное – нажать на кнопку “Сохранить” (4 на рис. 3). Если подпись не устраивает, можно нажать “Удалить” (2 на рис. 3), потом – “Сохранить”.

В почте mail.ru имеется возможность создать три разных подписи – это максимум. Автоматически в каждое письмо будет добавляться та подпись, для которой пользователь поставит галочку напротив “По умолчанию” (цифра 3 на рис. 3).

Таким образом, используя кнопку “Добавить новую подпись” (1 на рис. 3), можно создать три подписи. Но только одна из трех подписей будет использоваться как основная, то есть, по умолчанию она будет автоматически помещаться в каждое письмо.

Как добавить ссылку в подпись

Рис. 4. Четыре шага, чтобы вставить ссылку в подпись для письма Mail.ru.

Чтобы вставить ссылку, например, на сайт, в подпись к письму Mail.ru потребуется:

1 Найти в Интернете этот сайт.

2 В адресной строке браузера выделить адрес сайта.

3 Скопировать его в буфер обмена, например, при помощи горячих клавиш Ctrl+C.

4 Затем в подписи письма в Mail.ru следует выделить слово (или слова), которые должны превратиться в активную ссылку.

Текст для ссылки может совпадать с адресом сайта. На рис. 4 именно такая ситуация, поэтому выделено (закрашено синим цветом) следующая информация – https://www.compgramotnost.ru/. Но пока адрес сайта не является кликабельной ссылкой.

5 Нажать значок ссылки (2 на рис. 4). Появится маленькое окошко для ввода ссылки (3 на рис. 4). Ставим туда курсор и жмем на клавиши Ctrl+V. Это необходимо, чтобы вставить тот адрес сайта, который ранее был сохранен в буфере обмена.

6 Обязательно нажимаем “Сохранить” (цифра 4 на рис. 4). Тогда будет сохранена ссылка в подписи для письма. Ссылка будет активной, кликабельной, синего цвета, в общем, всё будет хорошо.

7 Чтобы сохранить всю подпись целиком, снова кликаем “Сохранить” (5 на рис. 4).

В итоге Вы увидите активную ссылку на сайт в своей подписи к электронному письму.

Рекомендую протестировать свою подпись. Для теста отправьте письмо самому себе.

В поле “Кому” введите название своего почтового ящика. Практически сразу такое письмо придет на вашу почту, откройте и посмотрите, как там смотрится подпись, все ли в ней работает должным образом.

Вставляем картинку в подпись к письму

Рис. 5. Шаги, чтобы вставить картинку в подпись для письма Mail.ru.

Можно добавить картинку в свою подпись. Для этого надо проделать шаги, которые пронумервоаны на рис. 5:

Цифра 1 – Ставим курсор туда, где должна находиться картинка в подписи.

2 – Нажимаем значок для вставки картинки.

Цифра 3 – Ищем на своем устройстве ту папку, в которой находится картинка. На рис. 5 нужный рисунок находится в папке “Загрузки”. В вашем случае может быть иная ситуация.

4 – Кликаем по необходимой картинке так, чтобы она была отмечена галочкой.

Цифра 5 – После этого название картинки автоматически появится в поле “Имя файла:”.

6 – Щелкаем “Открыть”. Картинка будет вставлена в подпись.

Обязательно следует нажать на синюю кнопку “Сохранить”, дабы не пропали труды, потраченные на вставку картинки в свою подпись.

Если картинка в подписи не понравится, можно кликнуть по ней, чтобы выделить, и нажать на BackSpace (удаление). Картинка будет удалена.

READ  Как установить разрешение рабочего стола

Как украсить подпись жирным, курсивом, цветом

Рис. 6 (Клик для увеличения). Инструменты для того, чтобы украсить подпись жирным, курсивом, цветом и т.п.

Какие в почте Майл ру есть возможности для украшения своей подписи, кроме вставки в нее картинки?

Сначала нужно выделить необходимый текст в подписи (другими словами, “закрасить синим”). Можно выделить одну букву или одно слово, либо фразу целиком. Затем можно для выделенной части текста применить инструменты, которые на рис. 6 пронумерованы цифрами от 1 до 13.

Цифра 1 на рис. 6 – Жирный текст. Выделяем текст и нажимаем на инструмент “Ж“. Если результат такого выделения не нравится, снова выделяем текст и щелкаем “Ж“. Тогда жирное выделение будет удалено.

2 на рис. 6 – Наклонный текст (курсив).

Цифра 3 на рис. 6 – Подчёркнутый текст. Ниже текста будет линия подчеркивания, что привлекает к себе внимание. Кому-то нравится выделение текста в подписи жирным, кому-то курсивом, другим подходит подчеркивание.

Цифра 5 на рис. 6 – Цвет фона. Можно сделать ярким, цветным тот фон, на котором написан текст.

6 на рис. 6 – Шрифт. Кликнув по маленькому треугольничку справа от “тТ”, получим меню для выбора размера шрифта.

Цифра 7 на рис. 6 – Выравнивание. Выделяем текст или картинку и применяем к нему выравнивание по левому краю, по центру или по правому краю.

8 на рис. 6 – Отступ. Можно увеличить отступ от левого края для выделенного текста или уменьшить его.

Цифра 9 на рис. 6 – Отменить. Полезный инструмент, чтобы отказаться от изменений в подписи, которые не понравились. Как правило, можно отказаться от последних изменений.

10 на рис. 6 – Повторить. Может подойти для повтора каких-то действий.

Цифра 12 на рис. 6 – Под одной цифрой 12 объединены два важных инструмента “Вставить ссылку” и “Вставить картинку”. Подробнее они рассмотрены выше.

13 на рис. 6 – Очистить форматирование. Предварительно следует выделить (закрасить синим цветом) тот текст, который должен быть очищен от изысков форматирования. Выделив текст, нажимаем на инструмент очистки для удаления всех внесенных правок в подпись.

Обязательно нажимайте на синюю кнопку “Сохранить”, чтобы труды по украшению подписи не пропали даром.

Как сделать разные подписи к письмам?

Выше на рис. 6 обратите внимание на кнопку “Добавить новую подпись”. Здесь можно сделать разные подписи для своих писем, но не более трёх. При этом какую-то одну подпись надо сделать “По умолчанию”. Она будет автоматически вставляться в ваши письма. Для этого надо в нужной подписи поставить галочку напротив надписи “По умолчанию” (рис. 6).

Допустим, мы сделали три разных подписи к письму. А как с этим дальше жить? 🙂 Как вставить в письмо нужную подпись? Каждый раз бежать в настройки подписи и там переставлять галочку “По умолчанию” напротив нужной подписи? Это неудобно.

А проще так: при написании письма кликнуть по кнопке “Подпись” (рис. 1). И там выбрать ту подпись, которая нужна в данный момент.

Если какая-то подпись стала не актуальна, можно ее открыть и нажать на кнопку “Удалить”.

Помощь Майл ру

Для каждого раздела в почте Майл ру есть «Помощь» (Help, подсказка), где даются необходимые разъяснения по разделам.

Голосование

Прошу Вас принять участие в опросе. Поставьте галочку напротив выбранного варианта и нажмите на кнопку “Голос”:

Источник

В разделе рассматриваются дополнительные возможности, которые удобно использовать при написании писем (в основном для рабочего почтового ящика).

В настройки можно войти только из электронной почты mail.ru, входим в почту, нажимаем в правом верхнем углу «Настройки», рядом с кнопкой «Выход» или нажимаем кнопку «Еще» и выбираем «Настройки».

image

Переходим в раздел «Имя отправителя и подпись» — можно выбрать в меню слева или справа с иконкой в виде заполнения анкеты.

image

В первом поле указывается имя отправителя, именно его увидит получатель письма. Имя будет видно если войти в папку входящие, еще до открытия письма.

Подпись автоматически добавляется в конце документа. То есть не надо постоянно подписывать одну и ту же фразу, например, «с уважением, Сергей», «желаю всего наилучшего» и тому подобное. Подпись незаменима при деловой переписке.

При написании каждого письма, подпись ставится автоматически, остается лишь добавить текст письма.

Можно изменить имя отправителя или исправить подпись на свой вкус, дописан необходимую информацию, либо что-нибудь еще. Для этого просто выбираем необходимую запись и исправляем, как при работе в любом текстовом редакторе.

Ниже выбираем как размещать подпись — под основным текстом или над ним. По умолчанию, подпись ставится под текстом, для изменения, ставим флажок в графе «Поместить подпись перед цитируемым текстом». Хотя особой разницы я не увидел в этом.

Можно добавить другую подпись, если Вам необходимы две или три разные подписи, для разных типов писем. Максимальное количество подписей — 3. Для добавления подписи, кликаем по кнопке «Добавить подпись».

Строка «Вставить имя из анкеты» добавляет в поле «имя отправителя» Ваше имя, которое указано в профиле (в моем случае Сергей Иванов). Имя можно указать не свое, а любое другое, по желанию. Так же добавляем любую подпись.

Если подписей больше одной, то предлагается выбрать ту, которая будет по умолчанию. То есть, которую чаще используете. Для выбора подписи по умолчанию, ставим флажок в графе «По умолчанию» под нужной подписью.

Добавленную подпись можно удалить, но при этом нельзя удалить главную подпись. Для удаления справа имеется ссылка «Удалить».

Таким же образом можно добавить еще одну подпись для электронного письма.

После добавления подписи, нажимаем кнопку «Сохранить».

Теперь рассмотрим, как же работают эти подписи. Для этого пробуем написать письмо — кнопка «Написать письмо».

В новом письме кликаем по кнопке «Подпись», в выпадающем меню можно выбрать любую из двух подписей (если три, то все три будут показаны). Подпись, обозначенная галочкой — та подпись, которая сейчас используется.

Кликаем по другой подписи и подпись в письме тут же изменяется.

Настройки, работа с письмами

Вы можете сменить имя, которое отображается в поле От кого рядом с вашим адресом. Для этого откройте меню Настройка → , введите новое значение в разделе Ваше имя и сохраните изменения.

Примечание. Изменится только отображаемое имя. Ваш логин на Яндексе останется прежним.

Подпись

Создать подпись

Вы можете создать одну или несколько подписей, которые будут автоматически подставлены в письмо при его создании, ответе или пересылке. Для этого откройте меню Настройка → Личные данные, подпись, портрет и введите текст подписи в разделе Ваши подписи . Вы также можете оформить текст подписи при помощи панели инструментов, расположенной над полем ввода.

В подпись можно добавить изображение одним из способов:

Когда подпись будет готова, нажмите кнопку Добавить подпись .

Отредактировать подпись

Настроить подпись

Вы можете настроить для подписи расположение при ответе, привязку к адресу и языку письма. Если у вас несколько подписей, вы сможете выбрать одну из них на странице создания письма.

Привязка к адресу

Чтобы использовать подпись при отправке писем с определенного почтового алиаса , включите опцию привязать к адресу и выберите нужный электронный адрес.

Расположение при ответе

По умолчанию подпись подставляется в конец письма или переписки. Если вы хотите добавлять ее сразу после ответа, установите соответствующее значение в разделе Расположение подписи при ответе .

Примечание. Эта опция настраивается сразу для всех подписей, которые вы создали.

Привязка подписи к языку письма

Система определяет язык добавленных подписей: при ответе на письма, например, на английском языке, автоматически будет подставлена нужная подпись. Чтобы подставить эту подпись в ответы на письма и на другом языке, привяжите ее к нужному языку:

Выбор подписи при создании письма

Если у вас несколько подписей, вы можете выбрать одну из них на странице создания письма:

Удалить подпись

Не отображается подпись

Если вы создали подпись, но при написании письма она отображается некорректно (не работает форматирование подписи, гиперссылки или не отображаются картинки), проверьте, что включено оформление письма:

  1. Перед вводом текста письма нажмите ссылку Оформить письмо (справа под полем ввода).
  2. Обновите страницу (нажмите клавишу F5 ).

Если вы заметили, что подпись не отображается, после того, как написали письмо, то оформите подпись вручную.

Дополнительные адреса

Почтовые алиасы

Когда вы регистрируетесь на Яндексе, вы получаете почтовый ящик в домене вашей страны, например, «[email protected]сайт» и дополнительные адреса в национальных доменах ru (Россия), by (Беларусь), kz (Казахстан), ua (Украина) и в домене com. Эти адреса являются алиасами вашего основного почтового адреса.

Примечание. Если вы создали ящик с логином, который содержит знак точки, например, «alice.the.girl», помимо доменных алиасов для него также будет создан алиас логина вида «alice-the-girl».

Вы можете выбрать, с какого адреса отправлять письма, в разделе Настройка → Личные данные, подпись, портрет . Данный алиас будет использоваться по умолчанию для всех писем.

Если у вас не получается выбрать алиас при отправке, откройте , нажмите ссылку Изменить персональные данные и убедитесь, что в блоке Страна выбрано значение «Россия» .

Почтовые адреса на других сервисах

Если вы хотите, чтобы письмо для получателя пришло с вашего адреса электронной почты на другом сервисе (например, Gmail или Mail.ru), добавьте этот адрес на странице и подтвердите доступ к нему. После подтверждения вы сможете выбрать в поле От кого не только алиас вашего адреса на Яндексе , но и адрес почты на другом сервисе.

Внимание. Если вы добавляете адрес ящика на другом почтовом сервисе, настройте сбор писем с него в ящик на Яндексе. Без настроенного сборщика отправлять письма с такого адреса не получится. При настройке сборщика вместо логина укажите адрес полностью, например [email protected] .

Отображается чужой портрет из Одноклассников или Facebook

Если вместо вашего портрета отображается чужой, возможно, кто-то указал ваш электронный адрес в настройках социальной сети в качестве контактного, а наша система, собирающая открытые данные из социальных сетей, привязала этот аккаунт к вашей почте.

Чтобы связаться со службой поддержки социальной сети Одноклассники, перейдите по ссылке http://www.odnoklassniki.ru/dk?st.cmd=helpContent , нажмите ссылку Обратиться в службу поддержки внизу страницы и заполните форму.

Подпись в Яндекс почте может быть нужна для записи данных, необходимых в каждом письме. К примеру, это может быть прощание, ссылка на свой профиль или указание личных сведений, которые записываются внизу письма.

Для того чтобы создать её, необходимо выполнить следующее:

Оформление подписи

Текст при желании можно украсить на свой вкус. Для этого над окошком для ввода имеется небольшое меню, которое включает в себя:

  • Тип шрифта. По необходимости, сообщение или отдельное слово можно сделать «Полужирным» , «Курсивом» , «Подчеркнутым» и «Перечеркнутым» ;
  • Ссылка. В содержимое росписи можно добавить и ссылку, для чего следует набрать её адрес и текст;
  • Изображение. Личная роспись допускает содержание изображений, добавить которые можно просто введя ссылку;
  • Цитирование. Отдельно можно ввести цитату или особый текст;
  • Цвет шрифта. Кроме указанного выше типа, можно поменять и расцветку слов;
  • Цвет фона. Фоновое цветовое оформление также допускает изменения;
  • Стиль шрифта. Как и в привычном Ворде, надпись внизу письма на Яндексе допускает несколько вариантов оформления шрифта;
  • Размер букв. Отдельно разрешается изменение величины шрифта в росписи;
  • Смайлы. Чтобы разнообразить скучный текст, в подпись можно добавить смайл;
  • Списки. Если текст содержит перечисления, то их можно оформить в маркированный или нумерованный список;

Если вы часто отправляете письма с подписью, набирать каждый раз «С уважением, Иван Иванович» или вводить название и контактные данные своего предприятия достаточно утомительно. На любом почтовом сервисе можно один раз ввести все нужные данные, которые будут автоматически отображаться в каждом письме.

Спонсор размещения P&G Статьи по теме “Как в почте настроить подпись” Как удалить почту на компьютере Как настроить e-mail на компьютере Как восстановить почтовый ящик на Яндексе

Инструкция

Для того чтобы настроить подпись в почте на Яндексе, войдите в почтовый ящик под своим логином. Нажмите на строку-ссылку «Настройка», она расположена в правом верхнем углу сразу под адресом вашей электронной почты. Страница обновится. Из представленных на странице разделов выберите «Информация об отправителе», кликнув на кнопку или строку-ссылку. Страница снова обновится. В поле «Подпись в конце письма» введите нужные вам данные. В поле «Расположение подписи при ответе» отметьте маркером нужный вам пункт: «Сразу после ответа» или «Внизу всего письма». Примените новые настройки, нажав на кнопку «Сохранить изменения». Вернитесь в папку «Письма», выбрав соответствующую вкладку. В качестве проверки можете направить тестовое письмо на свой собственный адрес электронной почты. Чтобы настроить свою подпись на сервисе Mail, также войдите в свой почтовый ящик. Опуститесь в самый низ страницы и нажмите на кнопку «Настройки». Страница обновится. Выберите из имеющихся разделов «Мастер писем». На обновившейся странице введите информацию в поле «Подпись» и установите маркер в поле «Включить подпись при ответе и пересылке» или «Поместить подпись перед цитируемым текстом». Завершив обновление параметров, нажмите на кнопку «Сохранить», расположенную внизу страницы. На почтовом сервисе Yahoo войдите в свой почтовый ящик и нажмите на строку-ссылку «Параметры». Из выпадающего меню выберите пункт «Параметры почты». После обновления страницы в левой части станет доступно меню. Выберите раздел «Подпись», с помощью выпадающего списка установите значение «Показывать текстовую подпись». Станет доступно поле для ввода данных. Впишите нужные вам сведения и нажмите на кнопку «Сохранить». По аналогии с описанными способами можно оформить подпись практически на любом почтовом сервисе. Названия разделов и команд могут несколько отличаться друг от друга, но вы легко сможете сориентироваться по их смысловому значению. Как просто

Другие новости по теме:

Если вы используете несколько почтовых ящиков, например, один ваш личный, а другой используете для работы, постоянная проверка нескольких аккаунтов может занимать немало времени. Для автоматизации проверки всей почты рекомендуется настраивать переадресацию входящих писем. Вам понадобится Аккаунт на

Для входа в почтовый ящик на любом почтовом сервисе необходимо ввести логин и пароль. «Яндекс.Почта», Mail, Rambler, Yahoo – все почтовые сервисы рекомендуют периодически менять пароль для того, чтобы злоумышленники не могли с легкостью получить доступ к информации, хранящейся в вашей почте.

Рекомендации по созданию хорошей подписи в электронной почте

В любой переписке, особенно деловой, очень хорошо характеризует человека наличие хорошей подписи к письмам. Каждый сам для себя выбирает, что он поставит в подписи. Но что есть хорошая подпись в корпоративных письмах? Условно могу разделить подписи к письмам в рабочей почте на хорошие, бесполезные и избыточно бесполезные.

Хорошие подписи содержат 4 элемента – фразы вежливости, фамилии и имени, должности и контактной информации.

  1. Сразу после письма следует использовать то, что я называю фразой вежливости. Даже не знаю, как это сформулировать, лучше приведу несколько примеров:

– С уважением,

– С наилучшими пожеланиями,

– Искренне Ваш(а),

  1. ФИО отправителя. Подписывайтесь так, как вам хочется, что бы к вам обращались. Если по имени-отчеству, то пишите полостью ” Петр Сергеевич Иванов”, если предпочитаете обращение по имени, то тогда просто ” Петр Иванов”. Считается, что если имя идет перед фамилией, то это вызывает более благоприятное расположение получателя письма.
  2. Должность и место работы. Это актуально для рабочей почты. Подпись должна напомнить получателю, откуда вы. Также можно указать адрес компании, если в переписках может обсуждаться посещение офиса.
  3. Контактная информация. Если почта рабочая, то пишите принятые в компании средства связи – телефон, адрес электронной почты, мессенджеры. Адрес электронной почты хоть он и содержится в заголовках письма, почтовые клиенты зачастую показывают ФИО отправителя, потому не будет лишним написать его в подписи. Не советую писать личные мобильные телефоны в рабочей почте. Для личной почты укажите те способы связи, по которым с вами можно связаться. Не обязательно указывать все возможные способы, особенно если вы не постоянно ими пользуетесь.

Пример хорошей корпоративной подписи:

—-

С уважением,

Иванов Петр,

старший специалист отдела продаж ООО “Рога и Копыта”

ivanovpetr@rogaikopyta.ru

Телефон рабочий: +7 112 2233 доб.1234

Телефон моб.: +7 111 222 3333

Skype: ivanovpetrRIK

Пример хорошей личной подписи:

—-

С уважением,

Иванов Петр

ivanovpetr@mypersonalmail.ru

Телефон моб.: +7 111 222 3333 (WhatsApp, Viber)

Skype: ivanovpetrpersonal

Бесполезные подписи – это подписи, в которых нет как минимум 2 пунктов из хороших подписей. В вот избыточно бесполезные наоборот содержат много пунктов, из-за чего объем текста которых превышает средний размер отправляемого сообщения. Обычно этого добиваются при перечислении в подписи разных наград, званий и достижений отправителя. Иногда чуть ли не портфолио в подписи собирают 🙂 Если уж так хочется сообщить о своих достижениях получателю, то рекомендую в подпись добавить ссылку на страничку в социальной сети, в которой будет собрана и представлена вся информация о достижениях.

Каждый Дон Кихот воюет с ветряными мельницами, а каждый дизайнер воюет с неправильными подписями в письмах

О чем речь

Многие из вас видели что-то такое:

image

или такое:

image

иногда даже такое:

image

иногда встречается и такое:

imageimage

Эти подписи на шкале хорошо-плохо где-то между «плохо» и «полная катастрофа». Мой пост о том, как делать правильно.

Почему это важно

Подпись — такая же неотъемлемая часть письма, как тема, письмо и вложения. Все вместе они влияют на восприятие письма, создают определенную тональность и что-то сообщают об адресанте. Неудачная подпись может испортить впечатление от очень внимательно написанного письма, поэтому на неё нужно обращать не меньшее внимание, чем на само письмо.

Хорошая и плохая подпись

Я уверен, что для подписи в личных письмах достаточно имени и фамилии, а иногда и просто имени. Все нижеперечисленное относится к рабочей переписке, где не всегда можно обойтись только именем и фамилией.

Я бы ориентировался вот на такие моменты:

  1. Подпись должна быть на языке ваших адресатов Если пишете на английском — подпись на английском, пишете на русском — подпись на русском. Никаких Best regards и Senior Java Developer в русскоязычной переписке.
  2. Сначала имя, потом фамилия Писать наоборот, — сначала фамилию, а потом имя — очень формальный стиль. К нему хочется сразу дописать и отчество. Само имя пишите так, как вас следует называть. Внимательные люди будут называть именно так как написано: Света, Даниил, Ася, Маргарет, Митя, Наталия. (см. Не ошибаться в именах)
  3. В подписи не должно быть очевидного Не надо подписывать, что mike.ozornin@gmail.com — это эл. почта, знак @ однозначно говорит: «Это — адрес электронной почты». Да и вообще сам адрес эл. почты вообще не нужно писать, он же вот, перед глазами у адресата. Если сайт расположен на том же домене, что и электронная почта, то его тоже можно не указывать. Ваши читатели не глупые и поймут, что у компании с почтой mozornin@ptsecurity.com сайт ptsecurity.com. В некоторых компаниях принято перечислять все сайты в подписи сотрудников, не надо так. Если без сайта никак нельзя обойтись, тогда из ссылки нужно хотя бы убрать http:// и www.
  4. Телефон — только личный Если указываете телефон, то только мобильный или городской с добавочным, общий телефон компании лучше не указывать. Факс тоже лучше не указывать.
  5. Без «С уважением» Ваши адресаты чувствуют, что вставка в подпись каждого письма «С уважением» не имеет ничего общего с уважением. Вместо этого штампа лучше проявить настоящее уважение и написать удобное для читателя письмо: сформулировать говорящую тему, написать короткое структурированное письмо, ввести в курс дела, приложить все ссылки и файлы, а также явно указать, что вы от человека хотите.
  6. Указывать понятную должность Очень часто в подпись вставляют должность адресанта, само по себе это не проблема. Однако иногда должность человека неговорящая: специалист, инженер, оператор. В этом случае лучше дополнить формальную должности реальной ролью: Старший специалист → Старший инженер поддержки, Менеджер продукта → Менеджер Яндекс-карт».
  7. Не указывать и должность, и отдел Нужно стараться не увеличивать подпись без необходимости и указывать что-то одно: или должность, или отдел. Часто можно совместить отдел и должность: вместо длинной комбинации «Отдел технологий разработки + инженер» написать «devops-инженер».
  8. Не нужно писать всю оргструктуру Если вам нужно указать отдел, то не нужно указывать всю организационную структуру до своего отдела включительно: Группа разработки систем машинного обучения Отдел перспективных технологий Департамент исследований и разработки
  9. Не нужно рекламы почтовых программ и устройств Подпись — это часть вашего письма, не оставляйте в ней «Отправлено с моего айфона» или «Отправлено из AquaMail для Андроида http://www.aqua-mail.com». На самом деле продакт-менеджеры мобильных почтовых клиентов повышают свои метрики и зарабатывают свою премию за счет ваших писем и ваших читателей. Для читателей такая подпись выглядит то ли как хвастовство «Смотри, у меня новый айфон», то ли как неуважение «Мне лень потратить одну минуту на настройку подписи».
  1. Никакого форматирования Форматирование привлекает слишком много внимания к подписи и отвлекает от письма. Лучше не использоваться в подписи курсив, полужирное начертание, подчеркивание, выделение цветом, в том числе бледно-серым. Кажется, что бледно-серый приглушенный и его не будет видно, на самом же деле любое изменение цвета видно само по себе. См. иллюстрацию на полях. Хуже всего выглядит яркий красный текст.
  2. Никаких картинок или логотипов Не нужно вставлять логотипы компании, продуктов, конференций и митапов, красивые кнопки подписки, логотипы социальных сетей. Как и форматирование картинки привлекают слишком много внимания к письму, а кроме этого могут ещё и сломаться, будет совсем некрасиво (см. Переверстка: письмо из Пикпоинта).
  3. Подпись отделяется от письма двумя пустыми строками Подпись достаточно отделить пустым место, без всяких линий и черточек. В технологических компаниях существуют люди, которые знают про RFC на эл. почту, где написано, что подпись отделяется двумя дефисами и пробелом. Я бы с ними не спорил.

Но вообще, даже в корпоративной подписи обычно достаточно имени с фамилией и изредка должности.

Примеры хорошей подписи

Вот несколько примеров, которые я считаю допустимыми.

Для совсем небольшой команды:

Михаил Озорнин

Для большой компании с множеством проектов:

Подпись для тех, кто часто пишет наружу:

Ссылки в тему

В вопросе подписей писем очень много мифов и плохих традиций. Я собрал ещё немного авторитетных мнений про подписи:

alpinabook.ru/catalog/marketing/469181 Новые правила деловой переписки
ksoftware.livejournal.com/318907.html Коля Товеровский борется с подписью в Додо-пицце
bureau.ru/bb/soviet/20110330 Совет Ильи Бирмана про подписи
tema.livejournal.com/2684019.html Культура электронного письма: 10 заповедей, есть немного про подписи.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий